1 جستجو پیشرفته و دسترسی سریع و آسان به اوراق و اسناد بایگانی شده
2 استخراج اطلاعات مورد نیاز با اعمال فیلتر گذاری های پیشرفته
3 عدم نیاز به ویراست و مجلد بندی و ... اسناد
4 امکان ذخیره سازی انواع پرونده ها و اسناد در قالب اسناد الکترونیکی
5 امکان بروز رسانی اوراق و اسناد بایگانی شده
6 طبقه بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان.
7 گروهبندی پروندها و اسناد در فرمت های مختلف
8 عدم از بین رفتن و آسیب اسناد در حین گردش کار
9 سازماندهی و مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد
10 استفاده همزمان چند کاربر از یک پرونده
11 سهولت کار با نرم افزار از جهت سادگی ارتباط با کاربران.
12 امکان نگهداری نسخه های پشتیبان از اسناد و مدارک
13 امکان تعریف چند سیستم بایگانی در یک نرم افزار
14 حفظ امنیت اطلاعات با اغمال محدودیت در دسترسی ها
15 ضبط رکورد ها در رابطه با آخرین اطلاعات استخراجی
امکانات قابل ارائه نرم افزار آوینا
- پیوست هر نوع فایل به نامه (اسناد وارده یا صادره)
- تعیین دسترسی در سطح پوشه ها و فایل ها
- انتقال فایل و پوشه ها بین سایر پوشه ها
- دانلود فایل ها و پوشه ها
- ایجاد ممنوعیت برای عدم حذف فایل های موجود در یک پوشه
- امکان ایجاد سطح دسترسی در سطح فایل ها و پوشه ها
- امکان درج حداکثر سایز برای فایل های یک پوشه
- نمایش ساختار درختی پوشه ها زمان انتقال و کپی (ابتدا پوشه های اولیه و در صورت نیاز کاربر بقیه پوشه ها باز شوند)
- ایجاد پوشه اسناد من به ازای تمامی کاربران
- مدیریت سازمان و چارت سازمانی
- ثبت مشتریان حقیقی/حقوقی و مدیریت تمامی اطلاعات مورد نیاز
- ارتباط مشتری با بخش مربوط به خود
- امکان سرچ قوی بین تمامی اسناد
- مدیریت دسترسی به اطلاعات مشتریان در سطح کاربر، گروه و سمت
- امکان ایجاد انواع فرم های مرخصی، ماموریت و کلیه فرم های درون سازمانی
- سازگاری مشاهده و ویرایش در موبایل؛ تبلت، کامپیوتر و سایر سیستم ها
- ایجاد مقالات و خبرهای درون سازمانی
- امکان دادن سطح دسترسی برای هر یک از فایل ها با توجه به سمت
- امکان ایجاد شعب و چند سازمانی با سطح دسترسی متفاوت
- امکان مرتب سازی فایل ها بر اساس تاریخ، حروف الفبا، بیشترین مشاهده و...
- امکان دسترسی به آرشیو اطلاعات از داخل و خارج سازمان
- امکان تعریف تاریخ انقضا برای مدارک (پس از گذشت تاریخ انقضا تنها مدیران ارشد به آن دسترسی خواهند داشت)
- امکان کپی مدارک در پوشه های مختلف
- امکان بکاب گیری از فایل ها و قرار دادن نسخه پشتیبان در نرم افزار و جداول پایگاه داده
- امکان تعریف دسته بندی برای دسته ها و پوشه ها