دات نت نیوک

معرفی نرم افزار تحت وب آوینا

نرم افزار تحت وب آوینا در حدود دو سال است که تولید و به دست بهره برداری رسیده است.این نرم افزار یک نرم افزار جامع و قدرتمند برای آرشیو الکترونیکی اسناد با قابلیت جستجو و بک آب گیری و صدها مزیت دیگر می باشد این نرم افزار در مدت کمی توانسته است جایگاه خود را در سازمان ها، ارگان ها و حتی شرکت های خصوصی پیدا نماید

از مزایای کلی داده آمایی و مدیریت الکترونیکی اسناد می توان به موارد زیر اشاره نمود:
  • 1 مقرون به صرفه نمودن فرآیند کار با مجازی سازی محیط برای کاربران
  • 2 دسترسی همیشگی و امکان نظارت دائمی به اسناد
  • 3 ساماندهی و به اشتراک گذاری کلیه اسناد الکترونیکی
  • 6 طبقه بندی اسناد الکترونیکی و امکان اعتبار گذاری
  • 7 ارائه یک برنامه قابل اتکا برای دسترسی به اطلاعات سازمان از هر مکان و هر زمان
  • 8 تحقق مسئولیت اجتماعی و حفاظت از محیط زیست (با کاهش مصرف کاغذ و عوارض ناشی از استفاده کاغذ)

بهره‌گیری از این فن‌آوری که دامنه نفوذ آن روزبه‌روز افزایش‌یافته است و به‌خصوص نیروی متخصص و مجرب آن در ایران کم نیست باعث می‌شود محدودیت‌های پیش روی توسعه نرم‌افزار چه به لحاظ فنی و چه به لحاظ هزینه‌ای کاهش یابد و درنتیجه ارائه راه‌حل‌های مبتنی بر این فن‌آوری بیشتر از سایر فن‌آوری‌های مشابه جامعه عمل به خود بپوشاند.

برخورداری از معماری چندلایه به‌عنوان یک اصل اساسی در طراحی نرم‌افزار و استقلال عملیاتی لایه دسترسی به اطلاعات، لایه منطقی، لایه ظاهری و جلوگیری از تهدیدهای ناشی از طراحی تک لایه، قابلیت‌های نرم‌افزار برای توسعه چه ازلحاظ کارکرد و چه ازنظر ساختار گرافیکی افزایش یابد.

ساختار ماژولار این امکان را به کاربر می‌دهد تا متناسب با نیاز خود و انتخاب و نصب طیف ماژول‌هایی که هر یک کاربری تازه‌ای به پرتال می‌بخشد، نیاز خود را برای رسیدن به اهداف سازمانی مشخص مرتفع کند. با توجه به حوزه وسیع انتشار نرم‌افزار و تعدد توسعه‌دهندگان آن معمولاً به ازای هر نیاز مشخص، ما به ازای در قالب ماژول ارائه‌شده است. علاوه بر آن امکان توسعه و طراحی ماژول برای نیازهای خاص نیز به‌خوبی در نرم‌افزار دیده‌شده است

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار موفق امکان اتصال و برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارها و بانک‌های اطلاعاتی موجود در یک سازمان یا شرکت است. بستر برنامه‌نویسی پرتال به‌گونه‌ای طراحی‌شده است که می‌تواند با اکثر نرم‌افزارهای متداول سازمانی ارتباط برقرار کرده و با استفاده از این ویژگی به تبادل اطلاعات با این دست از نرم‌افزارهای بپردازد. این مهم باعث ایجاد سطح بالای از یکپارچگی و ارائه انواع سرویس‌ها از طریق پرتال می‌شود.

نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی‌شده است که امکان تغییر زبان و بومی‌سازی آن با نصب بسته‌های زبانی به‌راحتی صورت گیرد. هم‌اکنون بسته‌های اکثر زبان‌ها برای نرم‌افزار وجود دارد لذا برای توسعه پرتال به سایر زبان‌ها صرفاً با انتخاب بستۀ زبانی موردنظر و نصب آن در پرتال فرآیند بومی‌سازی هسته نرم‌افزار انجام می‌شود.

این خاصیت پرتال یکی از بی‌بدیل‌ترین خصوصیات نرم‌افزار محسوب می‌شود. با استفاده از این ویژگی با یک‌بار نصب نرم‌افزار می‌توان به تعداد نامحدود زیر پرتال تولید کرد. این زیر پرتال‌ها که خاصیت‌های کلی خود را از پرتال اصلی به ارث می‌برند در عمل می‌توانند کاملاً مستقل دارای ساختار گرافیکی، ماژولی، محتوایی و دارای طیف اختصاصی کاربران و سطوح دسترسی باشند. مدیریت پرتال مرکزی دارای نظارت عالیه بر تمام زیر پرتال‌ها است اما از حیث مدیریت اجرایی، زیر پرتال‌ها می‌توانند مدیریت خاص خود را داشته باشند.

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم‌افزار امکان تعریف گروه‌های کاربری متفاوت و نامحدود و همین‌طور تعریف نقش ایشان در نرم‌افزار و ارائه سطوح دسترسی مشخص برای هر نقش یا کاربر است. این مهم شرایطی را فراهم می‌کند تا ساختار سازمانی و سیاست‌های مدیریت به‌راحتی از طریق تعریف سطوح دسترسی میسر باشد.

این نرم‌افزار مجهز به یک سامانه قدرتمند ثبت عملکرد است که امکان ذخیره‌سازی فعالیت کاربران، تغییرات نرم‌افزار، عملکرد مدیران سایت و زیر پرتال‌ها را میسر می‌سازد. این سامانه کنترل و نظارت پرتال را به معنای واقعی آن ممکن می‌سازد.

همان‌طور که قبلاً اشاره شد نرم‌افزار از یک زیربنای چندلایه در طراحی بهره می‌برد. یکی از قابلیت‌هایی که این ساختار به نرم‌افزار می‌بخشد امکان دارا بودن ساختار گرافیکی متنوع است. نرم‌افزار می‌تواند دارای چندین پوسته ظاهری باشد و بنا به نظر مدیران پرتال در بخش‌های مختلف پرتال به کار روند و یا در دوره‌های زمانی مختلف و متناسب با تشخیص مدیریت به‌عنوان پوسته اصلی استفاده شوند.

این خاصیت پرتال باعث می‌شود تمام محتوای ویرایش شده پرتال در بخش‌های مختلف همراه با نسخه‌های اولیه ذخیره شوند و در صورت نیاز به استفاده از نسخه‌های قبلی این امکان وجود داشته باشد که نسخه‌های قبلی بازآوری شوند. نسخه‌های ویرایش شده بر اساس تاریخ ویرایش در بخش مدیریت محتوای همان بخش موجود است و کافی است کاربر با کلیک بر روی محتوای موردنظر آن را بازآوری کند.

قابلیت‌های این CMS را توسعه می‌دهند. به عبارتی، درحالی‌که عملکردهای پایه‌ای نظیر امنیت، اعضا، مدیریت سایت و محتوا این نرم افزار ارائه می‌گردد، ماژول‌ها برای پاسخگویی به سایر نیازها نظیر فروشگاه، اخبار، مدیریت اسناد و ... به کار گرفته می‌شوند.

اهداف و مزایای نرم افزار آوینا

1 جستجو پیشرفته و دسترسی سریع و آسان به اوراق و اسناد بایگانی شده

2 استخراج اطلاعات مورد نیاز با اعمال فیلتر گذاری های پیشرفته

3 عدم نیاز به ویراست و مجلد بندی و ... اسناد

4 امکان ذخیره سازی انواع پرونده ها و اسناد در قالب اسناد الکترونیکی

5 امکان بروز رسانی اوراق و اسناد بایگانی شده

6 طبقه بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان.

7 گروهبندی پروندها و اسناد در فرمت های مختلف

8 عدم از بین رفتن و آسیب اسناد در حین گردش کار

9 سازماندهی و مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد

10 استفاده همزمان چند کاربر از یک پرونده

11 سهولت کار با نرم افزار از جهت سادگی ارتباط با کاربران.

12 امکان نگهداری نسخه های پشتیبان از اسناد و مدارک

13 امکان تعریف چند سیستم بایگانی در یک نرم افزار

14 حفظ امنیت اطلاعات با اغمال محدودیت در دسترسی ها

15 ضبط رکورد ها در رابطه با آخرین اطلاعات استخراجی


امکانات قابل ارائه نرم افزار آوینا

  • پیوست هر نوع فایل به نامه (اسناد وارده یا صادره)
  • تعیین دسترسی در سطح پوشه ها و فایل ها
  • انتقال فایل و پوشه ها بین سایر پوشه ها
  • دانلود فایل ها و پوشه ها
  • ایجاد ممنوعیت برای عدم حذف فایل های موجود در یک پوشه
  • امکان ایجاد سطح دسترسی در سطح فایل ها و پوشه ها
  • امکان درج حداکثر سایز برای فایل های یک پوشه
  • نمایش ساختار درختی پوشه ها زمان انتقال و کپی (ابتدا پوشه های اولیه و در صورت نیاز کاربر بقیه پوشه ها باز شوند)
  • ایجاد پوشه اسناد من به ازای تمامی کاربران
  • مدیریت سازمان و چارت سازمانی
  • ثبت مشتریان حقیقی/حقوقی و مدیریت تمامی اطلاعات مورد نیاز
  • ارتباط مشتری با بخش مربوط به خود
  • امکان سرچ قوی بین تمامی اسناد
  • مدیریت دسترسی به اطلاعات مشتریان در سطح کاربر، گروه و سمت
  • امکان ایجاد انواع فرم های مرخصی، ماموریت و کلیه فرم های درون سازمانی
  • سازگاری مشاهده و ویرایش در موبایل؛ تبلت، کامپیوتر و سایر سیستم ها
  • ایجاد مقالات و خبرهای درون سازمانی
  • امکان دادن سطح دسترسی برای هر یک از فایل ها با توجه به سمت
  • امکان ایجاد شعب و چند سازمانی با سطح دسترسی متفاوت
  • امکان مرتب سازی فایل ها بر اساس تاریخ، حروف الفبا، بیشترین مشاهده و...
  • امکان دسترسی به آرشیو اطلاعات از داخل و خارج سازمان
  • امکان تعریف تاریخ انقضا برای مدارک (پس از گذشت تاریخ انقضا تنها مدیران ارشد به آن دسترسی خواهند داشت)
  • امکان کپی مدارک در پوشه های مختلف
  • امکان بکاب گیری از فایل ها و قرار دادن نسخه پشتیبان در نرم افزار و جداول پایگاه داده
  • امکان تعریف دسته بندی برای دسته ها و پوشه ها